Een notaris is onderworpen aan deontologische verplichtingen op verschillende vlakken:

Specifieke plichten van de notaris als openbaarambtenaar:

De notaris verleent zijn ambt telkens wanneer hij daartoe verzocht wordt. Hij moet dit weigeren in de volgende gevallen:

1°wanneer de akte die hem gevraagd wordt te verlijden bepalingen bevat die strijdig zijn met een wet van openbare orde of derden kunnen misleiden;

2°wanneer de partijen in de akte handelen met miskenning van de rechten van een derde of van deoverheid;

3°wanneer hij onbevoegd is om één van de redenen opgesomd in de organieke wet van het notariaat;

4°wanneer hij de akte niet zou kunnen verlijden zonder de verplichtingen hem opgelegd krachtens de wet of deze Deontologische Code te overtreden.

Daarnaast kan hij dit slechts weigeren wanneer partijen hem verzoeken:

1°hetzij een overeenkomst te authentificeren in een materie die buiten de juridische bekwaamheid valt die kan verwacht worden van elke notaris;

2°hetzij authentiek verklaringen of vaststellingen te akteren die niet onder de notariële ambtsplichtenvallen.

De notaris moet voldoen aan de eisen van authenticiteit die hij verleent aan de door hem verleden akten. Hij beschrijft trouw al de feiten die hijzelf vaststelt alsook de verklaringen van partijen.

Het is de notaris verboden zijn elektronische handtekening te latengebruiken door derden, zelfs als het gaat om zijn medewerkers die in het kader van de uitoefening van zijn ambt handelen.

De notaris moet voor de uitoefening van zijn ambt beschikbaar zijn en diligent handelen. De notaris waakt over de goede werking van zijn kantoor rekening houdend met het criterium van de integrale kwaliteitszorg. Hij organiseert zijn kantoor op zodanige wijze dat hij hiertoe over voldoendemenselijke en materiële middelen beschikt.

In de voorbereiding van zijn dossiers, de opstelling van zijn akten, de berekening van zijn ereloon en de vervulling van de formaliteiten na het verlijden van de akten, past de notaris de wettelijke voorschriften en zijn beroepsregels toe. Het behoort de notaris de opheffing van de hypothecaire inschrijving te doen binnen de twee maanden na het verlijden van de akte die dit vereist.

De notaris respecteert de regel van de eenheid van standplaats, behoudens in geval van een associatie met een of meer notarissen die een andere standplaats hebben, zoals bedoeld in artikel 52, § 1 en § 1/1, van de organieke wet van het notariaat.

Daartoe, en behoudens uitzonderlijke omstandigheden, onthoudt hij zich ervan akten te verlijden en over een dossier te onderhandelen met een cliënt buiten zijn kantoor of buiten een antenne van de associatie.

Plichten van de notaris tegenover zijn cliënten

De notaris getuigt van volkomen eerlijkheid. De raad die hij geeft, is nooit ingegeven door eigenbelang. Het belang van de cliënt heeft steeds voorrang op het belang van de notaris.

De notaris poogt steeds de partijen te verzoenen, zelfs wanneer hij belast is met een gerechtelijke opdracht.

De notaris respecteert zijn wettelijke verplichtingen inzake informatie en raadgeving. Daartoe zorgt hij ervoor zijn juridische kennis actueel te houden. De notaris deelt zijn cliënten tijdig de kosten mee die zij moeten betalen voordeafhandeling van een dossier.

Bij de behandeling vanzijn dossiers en de opstelling van zijn akten geeft de notaris blijk van een volkomen onpartijdigheid. De plicht van onpartijdigheid blijft bestaan wanneer elke partij een verschillende notaris kiest, zelfs wanneerhij deze plicht in dit geval naleeft op een aan deze situatie aangepaste wijze. Wanneer de notaris aangesteld wordt in rechte, respecteert hij bovendien de vereiste van onpartijdigheid in de zin van artikel 6 van het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mensen de fundamentele vrijheden.

Zelfs in de gevallen waarin het beroepsgeheim dat gewaarborgd wordt door artikel 458 van het Strafwetboek niet meespeelt, is de notaris gehouden tot een discretieplicht, die hem verbiedt deze inlichtingen mee te delen aan derden, behoudens wanneer deze mededeling noodzakelijk of nuttig is voor de verrichtingen waarmee hij belast is. In dit opzicht houdt de notaris rekening met het feit dat de tussen notarissen uitgewisselde informatie niet vertrouwelijk is, tenzij anders vermeld. Het vertrouwelijk karakter vermeld dooreen notaris in een communicatie gedaan aan een confrater zal kunnen geweigerd worden door deze laatste. In dat geval zal deze weigering hem onverwijld en ondubbelzinnig ter kennis worden gebracht en zal de vertrouwelijkheid van de communicatie niet kunnen worden tegen geworpen aan de ontvanger.

De notaris deelt zijn boekhouding slechts geheel of gedeeltelijk mee aan de leden van de Celvan toezicht op de boekhouding binnen de Nationale Kamer, de provinciale kamer waarvan hij afhangt en aan de leden en de deskundigen van de door deze laatste aangestelde commissie van toezicht op de boekhouding, en in de door de wet voorziene gevallen.

Het is de notaris verbodenakten te verlijden zonder geprovisioneerd te zijn.

Wanneer de notaris aan de cliënt een vraag richt tot provisionering voor een aan het proportioneel registratierecht onderworpen akte, detailleert hij deze aan de hand van minstens de volgende posten: deregistratierechten, het ereloon,de btw, de hypotheekrechten en dediverse aktekosten.

De notaris op wiens rekeninggelden gestort werden, geeft aan zijn cliënt rekenschap van het gebruik van deze gelden, ongeacht of deze gestort werden bij wijze van provisie vooraktekosten of bestemd zijn voor derden. Op dezelfde wijze geeft hij hemrekenschap van de intresten voortgebracht door de rubriekrekeningen die overeenkomstig artikel 34 van de organieke wet van het notariaat werden geopend, en van de kosten verbonden aan het beheer van deze rubriekrekeningen.

Plichten van denotaris tegenover zijn confraters:

De notarissen zijn elkaar respect, raad en steun verschuldigd in de uitoefening van hun ambt. Wanneer zij optreden in een zelfde dossier, beloven zij elkaar wederzijds een loyale en doeltreffende samenwerking. Zij hebben de plicht hun confrater tijdig te verwittigen indien zij in zijnen hoofde een fout of een tekortkoming vaststellen, en vermijden in de mate van het mogelijke de cliënt daarin te betrekken.

Tijdens vergaderingen en inde briefwisseling drukt de notaris zich hoffelijk uit ten aanzien van zijn confraters. In het algemeen onthoudt hij er zich vaneen confrater te kleineren. Indien hijmeent dat deze laatste zijn plichten verzuimd heeft, licht hij hem daarover in per brief of in een gesprek die vertrouwelijk zullen blijven. De beoordeling van het feit of de cliënten dienen betrokken te worden bij een conflict met één van zijn confraters laat hij steeds over aan de zorg van zijn professionele overheden.

Elke partij kiest vrij haar notaris. Elke gedraging van een notaris die als bedoeling heeft die vrije keuze te beïnvloeden en cliënten aan te trekken of voor zich te winnen, is verboden. Het is de notaris in het bijzonder verboden:

1°rechtstreeks of onrechtstreeks stappen te ondernemen ten aanzien vaneen cliënt teneinde hem zijn ambt voor testellen;

2°derden rechtstreeks of onrechtstreeks te vergoeden teneinde belast te worden met een dossier;

3°zich rechtstreeks of onrechtstreeks borg te stellen voor of een lening toe te kennen aan een cliënt;

4°zijn kantoor regelmatig te openen voor het cliënteel buiten de werkdagen en -uren, behoudens uitzondering toegelaten door de kamer van notarissen;

5°een akte te verlijden zonder geprovisioneerd te zijn.

Wanneer aan een notaris een dossier wordt toevertrouwd waarmee aanvankelijk één van zijn confraters was belast, is hij verplicht:-deze confrater daar onmiddellijk over in te lichten;

• navraag te doen naar de kosten en erelonen die aan deze confrater nog zouden verschuldigd zijn;
• deze staat van kosten en erelonen mee te delen aan de cliënt indien zijn confrater hem dit vraagt, en de cliënt uit te nodigen deze onverwijld te vereffenen.

Indien de cliënt de gegrondheid van de kosten-en ereloonstaat van de van zijn opdracht ontheven notaris betwist, stelt de nieuw aangestelde notaris aan de cliënt voor het betwiste bedrag op zijn kantoor te blokkeren in afwachting van de oplossing van het geschil. Indien de cliënt weigert of niet antwoordt, deelt de notaris dit mee aanzijn confrater en kan hij de behandeling van het dossier voortzetten. De van zijn opdracht ontheven notaris is gehouden het dossier gratis over te maken voor wat betreft de stukken die hem door de cliënt werden toevertrouwd en, mits betaling, voor wat betreft de anderestukken.

De notaris onthoudt zich ervan persoonlijke stappen te ondernemen, zelfs via een tussenpersoon, ten aanzien van de  medewerker van één van zijn confraters, met de bedoeling deze bij hem in dienst te laten treden, behalve indien deze medewerker zich als werkzoekende heeft opgegeven.

Plichten van de notaris ten aanzien van de notariële instellingen:

De deelname aan dealgemene vergaderingen is verplicht voor alle leden van het genootschap. De verhinderde leden dienen de redenen van deze verhindering op voorhand en schriftelijk uit te leggen aan de kamervoorzitter.

De notaris verricht stipt de betaling van de bijdragen bepaald door het genootschap en door de Nationale Kamer.

De notaris beantwoordt met hoffelijkheid en spoed de briefwisseling die hem wordt toegestuurd door de voorzitter en de andere leden van de kamer van het genootschap waarvan hij deel uitmaakt, evenals de vragen uitgaande van de commissie voor toezicht op de boekhouding en de Cel van toezicht op de boekhouding binnen de Nationale Kamer, evenals van de notariële instellingen.

Onverminderd zijn recht om zijn mening vrij te verkondigen, drukt de notaris zich in het openbaar en in zijn betrekkingen met de media gematigd uit aangaande het notariaat en de notariële instellingen in het bijzonder. In dezelfde context onthoudt hij zich van elke persoonlijke aanval.

De notaris is verplicht, met de passende discretie, zijn provinciale kamer in te lichten over elk professioneel gedrag van een confrater dat afbreuk doet aan de waardigheid van het beroep.

De notaris licht de Nationale Kamer en de provinciale kamer waarvan hij afhangt onmiddellijk in wanneer hij of de notarisvennootschap waarbinnen hij zijn ambt uitoefent betrokken is in een procedure voorzien in Boek XX (Insolventie van ondernemingen) van het Wetboek van economisch recht.

Plichten van denotaris tegenover zijn medewerkers:

In het arbeidscontract of het ondernemingscontract legt de notaris aan zijn medewerkers de verplichting op, voor wat hen betreft, tot naleving van deze Deontologische Code en van alle voorschriften die zich opdringen aan het notariaat.

Indien een medewerker daarop herhaaldelijk inbreuk pleegt, is de notaris verplicht een einde te maken aan zijn betrekking. Voorts is de notaris ertoe gehouden, telkens wanneer hem advies gevraagd wordt hetzij door de evaluatiecommissie, hetzij door het adviescomité voorzien inde artikelen 37 en 38bisvan de organieke wet van het notariaat, melding te maken van elke inbreuk op de deontologie vastgesteld bij een van zijn medewerkers of oud-medewerkers.

De notaris verschaft zijn medewerkers een aangepaste, voldoende en voortdurende opleiding. Hij laat in het bijzonder toe aan de stagiairs en kandidaat-notarissen om aan de verplichtingen te voldoen opgelegd in het Reglement inzake permanente opleiding van de Nationale Kamer.

De notaris kan aan zijn medewerkers niet verbieden een bijkomende beroepsactiviteit uit te oefenen buiten hun werkuren. Het arbeidscontract of het ondernemingscontract met een zelfstandig werknemer moet evenwel de uitoefening uitsluiten van beroepsactiviteiten zoals vastgoedagent, krediet-of verzekeringsmakelaar of vastgoedpromotor, alsook het regelmatig opstellen van aangiften van nalatenschappen.

De notaris mag niet toelaten dat zijn medewerkers cliënten ontvangen of met cliënten over een dossier onderhandelen buiten het kantoor of buiten een antenne van de associatie zoals bedoeld in artikel 52, § 1, van de organieke wet van het notariaat.

Elk lid van een genootschap van notarissen dat door zijn gedrag afbreuk doet aan de waardigheid van het notariaat of dat zijn plichten verzuimt, kan de in deze afdeling bepaalde tuchtstraffen oplopen.

– De tuchtstraffen van eigen rechtsmacht zijn :

• terechtwijzing;
• blaam;
• tuchtrechtelijke geldboete van (125 EUR) tot (5 000 EUR), die in de Schatkist wordt gestort.

De tuchtrechtelijke geldboete kan samen met een andere tuchtstraf worden opgelegd.

–  De hogere tuchtstraffen zijn :

• voor de notarissen-titularis, geassocieerde notarissen of plaatsvervangers :
  • tuchtrechtelijke geldboete van meer dan (5 000 EUR) tot (12 400 EUR), die in de Schatkist wordt gestort;
  • schorsing;

De tuchtrechtelijke geldboete kan samen met een andere tuchtstraf worden opgelegd;

– Voor de kandidaat-notarissen: de schorsing of schrapping van het tableau;

– Voor de erenotarissen: de schorsing of het verlies van hun eretitel.

De kamer van notarissen neemt, door toedoen van de syndicus, kennis van de tuchtzaken, hetzij ambtshalve, hetzij op klacht, hetzij op schriftelijke aangifte door de procureur des Konings.

De kamer van notarissen roept de leden van het genootschap die bij de zaak betrokken zijn op, alsook de belanghebbende derden die daartoe de wens hebben geuit, om te worden gehoord. Elk van hen kan worden bijgestaan door een notaris, een erenota ris of een advocaat.

De kamer van notarissen kan ook ambtshalve de belanghebbende notarissen oproepen. Deze laatsten kunnen worden bijgestaan of vertegenwoordigd door een notaris, een erenotaris of een advocaat.

De zitting voor de debatten wordt door de kamer van notarissen vastgesteld met inachtneming van een termijn die niet minder mag bedragen dan vijftien dagen na de datum waarop het lid aan wie een feit ten laste gelegd wordt, werd opgeroepen om voor die kamer van notarissen te verschijnen.

De kamer van notarissen beslist bij geheime stemming met volstrekte meerderheid, na de syndicus en de verslaggever, die niet aan de beraadslaging en aan de stemming deelnemen, te hebben gehoord. De kamer van notarissen kan de bovenvermelde tuchtstraffen opleggen.

De beslissing wordt binnen één maand na de sluiting van de debatten in openbare terechtzitting uitgesproken.

De beslissing wordt met redenen omkleed, in het daartoe bestemd register opgetekend en tijdens de zitting waarop zij werd uitgesproken, door de voorzitter en de secretaris op de minuut getekend.

Binnen acht dagen na de uitspraak wordt van de beslissing bij een ter post aangetekende brief kennis gegeven aan het betrokken lid alsook aan de verschenen partijen. De secretaris vermeldt dit in de kantlijn.

Een beslissing waarbij een tuchtstraf wordt uitgesproken, wordt binnen dezelfde termijn aan de procureur des Konings van het rechtsgebied meegedeeld.

Binnen één maand na de kennisgeving kan tegen de beslissing van de kamer van notarissen beroep worden ingesteld bij de burgerlijke rechtbank. Dit rechtsmiddel kan worden aangewend door het betrokken lid, door de syndicus en door de procureur des Konings. Het heeft schorsende kracht.

De rechtbank waarbij het beroep is ingesteld, doet uitspraak in laatste aanleg.

Zij kan alleen de bij wet bepaalde straffen opleggen of het lid van het genootschap aan wie het feit ten laste is gelegd, vrijspreken.