Een eerste belangrijk beginsel is de hoorplicht. De persoon die met een mogelijke tuchtsanctie of schorsing wordt geconfronteerd, heeft het recht om gehoord te worden. De tucht-overheid heeft met andere woorden de plicht om deze persoon, in kader van het onderzoek te horen.

Het recht om in tuchtzaken vooraf gehoord te worden betreft een absoluut recht van het betrokken personeelslid. Het personeelslid is evenwel niet verplicht om ook gebruik te maken van dat recht en kan dan ook afstand doen van diens recht om vooraf gehoord te worden. Op de tuchtoverheid rust immers uitsluitend de verplichting om het betrokken personeelslid de mogelijkheid te bieden om vooraf gehoord te worden. Indien het personeelslid er zelf voor kiest om niet gehoord te worden, kan deze zich achteraf uiteraard niet beroepen op een schending van zijn of haar rechten van verdediging.

Hoewel dit dus een eerste en essentiële verplichting is voor de tuchtoverheid, loopt het hier vaak al mis bij de oproeping tot dit tuchtverhoor of de manier waarop het verhoor plaats vindt. Het is dan ook raadzaam u hierbij grondig te laten adviseren.

Het gesanctioneerd personeelslid heeft het recht om het dossier te kunnen inkijken en zich te laten bijstaan door een raadsman. Ook dit is een onderdeel van de waarborging van de rechten van verdediging.

Daarnaast zal men hem ook de mogelijkheid dienen te geven om getuigen, in zijn voordeel, te laten horen.

Vaak verliest men de pedalen in de procedure en treedt men de rechten van verdediging met de voeten, hetgeen dan kan leiden tot vernietiging van de opgelegde sanctie.

Verder dient de overheid ook elke beslissing behoorlijk te motiveren. Geen enkele tuchtsanctie kan opgelegd worden zonder of met onvoldoende motivering.

Deze motiveringsplicht bestaat uit twee luiken. Zo dient de tuchtoverheid zowel de materiële als de formele motiveringsplicht te respecteren.

• Materiële motiveringsplicht: iedere administratieve rechtshandeling moet steunen op motieven waarvan het feitelijk bestaan naar behoren bewezen is en die in rechte ter verantwoording van die handeling in aanmerking kunnen worden genomen.
• Formele motiveringsplicht: Voor individuele eenzijdige bestuurshandelingen moeten deze motieven in de beslissing zelf worden opgenomen.

Motivering is de weergave van de feitelijke en juridische redenen waarop de beslissing of  administratieve rechtshandeling is gesteund.

Feitelijke juistheid van de motieven houdt in dat de relevante feiten, waarop de beslissing van de overheid is gesteund, bestaan en juist moeten zijn. Juridisch aanvaardbare motieven betekenen dat de feitelijk bestaande motieven juridisch relevant moeten zijn, zij moeten m.a.w. gebaseerd zijn op een correcte wettelijke basis.

Het formuleren van een afdoende motivering is een complex proces waarbij advies van een raadsman cruciaal is.

De sanctie die uiteindelijk wordt opgelegd mag niet willekeurig zijn. Zij moet in verhouding staan met de gepleegde feiten.

Bij de keuze van het soort van tuchtmaatregel moet rekening gehouden worden met het evenredigheids-of proportionaliteitsbeginsel. Dit beginsel impliceert dat de opgelegde sanctie in een redelijke verhouding moet staan tot de ten laste gelegde tekortkomingen. Het wordt geschonden wanneer er een kennelijke, d.w.z. voor ieder redelijk denkend mens duidelijke, wanverhouding voorhanden is tussen de feiten waarop de beslissing gebaseerd is en de inhoud van de beslissing zelf. Of een tucht-straf in overeenstemming is met de ernst van de feiten, is niet altijd gemakkelijk af te lijnen.

Hierbij kunnen allerlei verschillende factoren spelen. Zo kan er bijvoorbeeld, bij het opleggen van een tuchtsanctie, rekening gehouden met het feit of een personeelslid al dan niet een tuchtsanctie opgelegd heeft gekregen in het verleden.

De proportionaliteitsafweging gebeurt ook steeds in het licht van het principe dat de zwaarste sanctie maar mag worden ingezet als alle andere, minder ingrijpende, middelen tekort hebben geschoten of klaarblijkelijk tekort zullen schieten.

Bij het versturen van de definitieve beslissing om een tuchtsanctie op te leggen, moet telkens de mogelijkheid tot beroep vermeld worden, samen met de informatie wanneer en waar deze ingesteld moet worden.

In afwezigheid van vermelding van de beroepsmogelijkheid en de beroepsmodaliteiten neemt de beroepstermijn volgens art. 35 van het Openbaarheidsdecreet pas aanvang vier maanden nadat de bestuurde in kennis werd gesteld van de beslissing.

Tot slot moet de tuchtinstantie allerlei termijnen respecteren.

Zo spelen er vaak verjaringstermijnen voor het instellen van de procedure.

Ook het doorlopen van de procedure kent vaak verschillende termijnen.

Wanneer een tuchtsanctie buiten de gestelde termijn wordt betekend, is deze van ambtswege nietig.

Het is dan ook van groot belang voldoende informatie in te winnen hieromtrent.